Mois : mai 2018

Politique de Confidentialité

Politique de Confidentialité H.I.S. en Europe

Les renseignements relatifs aux personnes physiques identifiables que nous comptons parmi nos clients et aux personnes associées à H.I.S., à savoir des données à caractère personnel, sont un atout important et indispensable pour H.I.S. Ces précieuses données à caractère personnel doivent socialement être conservées en toute confidentialité et traitées de façon précise et sûre. Afin de respecter cette exigence sociale, H.I.S. protège de manière appropriée ces données à caractère personnel conformément à la politique de base ci-dessous fondée sur l’esprit des chartes corporatives de H.I.S., dans le respect des Lois sur la Protection des données à caractère personnel et des autres lois et règlements en la matière.

1. Finalités de l’utilisation des données à caractère personnel

H.I.S. utilise les données à caractère personnel dans le cadre de l’usage auquel elles sont destinées et qui sont clairement communiquées à ses clients. H.I.S. obtient ces données à caractère personnel via un formulaire de demande rempli par un client dans le but d’organiser et d’obtenir des services de voyage fournis par des sociétés de transport et/ou d’hébergement ainsi que la prestation de services d’assurance mais aussi aux fins de communiquer avec le client.

H.I.S. utilise les données à caractère personnel renseignées par le client dans un formulaire lors de sa demande de réservation de voyage et souscrit à l’assurance correspondante, afin d’en disposer dans la mesure nécessaire à l’organisation et à l’obtention des services de voyage fournis par des sociétés de transport et/ou d’hébergement et la prestation de services d’assurance ainsi que pour communiquer avec le client. H.I.S. utilise également les données à caractère personnel d’un client aux fins de l’exécution d’analyses marketing dans le but de développer de meilleurs produits ou services dans le futur, de fournir aux clients des renseignements sur les produits ou service de H.I.S. et ses autres sociétés liées, en demandant aux clients de laisser des commentaires ou de donner leur avis à l’issue du voyage ou en fournissant des prestations aux clients. En tout état de cause, un client a le choix de fournir ou non à H.I.S. les renseignements le concernant. Le client est également prié de reconnaitre qu’un produit ou service d’ H.I.S. peut ne pas lui être fourni s’il n’a pas communiqué à H.I.S. les renseignements confidentiels indispensables pour permettre à H.I.S. de fournir le service demandé par le client. H.I.S stocke les données à caractère personnel fournies par le client lors de sa demande de réservation de voyage dans sa base de données. Ces données seront conservées pendant une durée de 5 ans ou jusqu’à ce qu’elles ne soient plus nécessaires à l’exécution du contrat, à des intérêts légitimes ou dans le cadre du respect d’obligations légales.

2. Fondements juridiques du traitement des données à caractère personnel

H.I.S. traite les données à caractère personnel en se fondant sur les points juridiques suivants : (1) Exécution du contrat, (2) Intérêts légitimes, (3) Respect de la loi et (4) Consentement.

H.I.S. traite les données à caractère personnel en se fondant sur les points juridiques suivants :
(1) Exécution d’un contrat. L’utilisation des données relatives aux clients peut s’avérer nécessaire à l’exécution des contrats que les clients ont signés avec H.I.S. Par exemple, si un client a recours aux services de H.I.S. pour effectuer une réservation, H.I.S. utilisera les informations que lui aura fournies le client afin d’honorer son obligation d’effectuer et de gérer ladite réservation.       
(2) Intérêts légitimes. H.I.S. pourra utiliser les informations des clients pour servir les intérêts légitimes de H.I.S., comme par exemple celui de fournir aux clients le contenu le plus complet du site web, d’envoyer des courriels et des newsletters (lorsque le client a exprimé son souhait de les recevoir), pour améliorer et assurer la promotion des produits et services de H.I.S. ainsi que le contenu du site web de H.I.S. et à des fins administratives, juridiques ou de détection des fraudes.      
(3) Respect de la loi. À l’exception de ce qui est mentionné dans les présentes, nous devrons à certains moments traiter et divulguer à des tiers des informations vous concernant si nous y sommes contraints par la loi (en vertu de la loi ou de l’ordonnance d’un tribunal) ou lorsque nous devons nous conformer à nos devoirs contractuels à votre égard. Par exemple, nous pouvons être tenus de transmettre certaines informations à des comptables fiscalistes ou à des autorités publiques conformément au droit fiscal ou au droit de la sécurité sociale.
(4) Consentement. H.I.S. peut à certains moments fournir certains services et utiliser les données d’un client uniquement après avoir obtenu son consentement, par exemple lorsqu’une réservation est effectuée dans un pays tiers où aucune protection appropriée des données ne peut être garantie. En outre, H.I.S. demandera le consentement du client en cas d’utilisation de ses données à caractère personnel dans un but commercial. Les clients sont libres de retirer leur consentement à tout moment en prenant contact avec H.I.S. à l’une des adresses ci-dessous.

3. Fourniture de Données à caractère personnel

H.I.S. ne divulguera ni ne fournira aucunes des données à caractère personnel fournies par des clients à des tiers, sauf avec le consentement du client auprès duquel les données ont été obtenues, ou lorsqu’il existe une autre raison légitime pour une telle divulgation (comme une décision judiciaire ou une obligation légale de le faire).

H.I.S. ne divulguera pas les données à caractère personnel d’un client à des tiers sans le consentement du client auprès duquel les données ont été obtenues, sauf dans les cas suivants :
(a) Protection de la vie humaine et de la santé. H.I.S pourra fournir des données à caractère personnel si leur divulgation est nécessaire à la protection de la vie humaine, de la santé humaine ou de biens et s’il est difficile d’obtenir le consentement de la personne auprès de laquelle les données ont été obtenues. H.I.S pourra également procéder à leur divulgation si elle est vraiment nécessaire à l’amélioration de la santé publique ou à la promotion d’une croissance saine des enfants et s’il est difficile d’obtenir le consentement de la personne auprès de laquelle les données ont été obtenues.    
(b) Autorités compétentes. H.I.S divulguera des données à caractère personnel aux autorités policières dans la mesure où ladite divulgation est exigée par la loi ou strictement nécessaire à la prévention, détection ou poursuite d’agissements criminels et d’actes de fraude. H.I.S pourra également être obligée de divulguer des données à caractère personnel aux autorités compétentes afin de protéger et défendre les droits ou les biens de H.I.S.
(c) Bureaux locaux de H.I.S.. Afin d’assurer la prestation des services, les informations concernant les clients peuvent être partagées avec les filiales de H.I.S ci-dessous, sa famille de sociétés. Pour en savoir plus sur notre structure, veuillez vous rendre sur page « About » (qui sommes-nous) https://www.his.co.jp/english/about.html           
(d) Prestataires de services tiers. H.I.S. peut avoir recours à des mandataires (par ex. un agent d’hébergement) et/ou à des prestataires de services (par ex. un hôtel ou une compagnie aérienne) en vue d’assurer le traitement des données à caractère personnel du client pour le compte de H.I.S afin de pouvoir fournir ses services au client. Les prestataires de services tiers sont liés par des clauses de confidentialité et ne sont pas autorisés à utiliser les données à caractère personnel du client à d’autres fins. Lorsque les données sont transmises en dehors de l’EEE à un sous-traitant d’un pays tiers, des mesures de protection appropriées sont mises en place pour garantir la sûreté des données à caractère personnel des clients.   
(e) Disposition spéciale pour le transfert de données à caractère personnel de l’EEE vers des pays tiers. Lorsqu’une personne physique auprès de laquelle des données ont été collectées se trouvera dans l’EEE et que lesdites données seront transmises à toute entité située en dehors de l’EEE, H.I.S. protègera en permanence la sécurité des données à caractère personnel. Si la Commission Européenne n’a pris aucune décision d’adéquation, H.I.S. ne transmettra des données qu’aux pays tiers appliquant les mesures de protection appropriées requises en vertu du Règlement Général Européen de Protection des Données. H.I.S. a signé des Clauses Contractuelles Standards avec ses partenaires commerciaux dans des pays tiers afin de protéger les données à caractère personnel, cela garantie à tout moment le respect d’un niveau approprié de protection des données à caractère personnel ainsi que le respect des droits des individus concernant leurs données à caractère personnel. Si lesdites mesures de protection ne peuvent pas être garanties, H.I.S. ne partagera lesdites données à caractère personnel qu’après l’avoir signifié à la personne concernée et avoir obtenu son consentement audit transfert ou lorsque ledit transfert est absolument nécessaire à l’exécution desdites obligations à l’égard des personnes concernées conformément à l’accord avec H.I.S. (comme par exemple dans le cas d’une divulgation de données à caractère personnel à une hôtel dans le but d’effectuer la réservation d’une chambre pour le client).

4. Procédure de divulgation de données à caractère personnel

Lorsqu’un client pose une question ou fait une demande à H.I.S. en vue de la divulgation, suppression ou modification de ses données à caractère personnel, ou lorsqu’un client demande à H.I.S. de cesser d’utiliser ou de fournir ses données à caractère personnel à un tiers, le client est prié de prendre contact avec H.I.S. H.I.S. s’engage alors à répondre à la question ou à la demande dans un délai raisonnable. Si H.I.S. ne peut pas répondre à tout ou partie de la demande, H.I.S. en exposera la raison au client.

Lorsqu’un client pose une question ou fait une demande à H.I.S. en vue de la divulgation, suppression ou modification de ses données à caractère personnel, ou lorsqu’un client demande à H.I.S. de cesser d’utiliser ou de fournir ses données à caractère personnel à un tiers, le client est prié de prendre contact grâce aux fenêtres de contact suivantes de H.I.S. qui guideront le client tout au long de la procédure. H.I.S. s’engage à répondre à la question ou à la demande dans un délai raisonnable conformément aux lois et aux codes de la société et en communiquera le résultat au client. Si H.I.S. ne peut pas répondre à tout ou partie de la demande, H.I.S. en exposera la raison au client. Vous pouvez joindre notre délégué à la protection des données via gdpr-pj@his-world.com ou prendre contact avec notre succursale. > contact information

5. Procédures de sécurité relative aux données à caractère personnel

Afin de prévenir toute fuite, perte ou détérioration des données à caractère personnel, H.I.S s’efforce de mettre en place des procédures de sécurité appropriées et rationnelles à la fois d’un point de vue technique et administratif. En cas de fuite, perte ou détérioration de données à caractère personnel, H.I.S. en informera sans tarder l’autorité de surveillance responsable ainsi que la personne auprès de laquelle les données ont été obtenues et prendra les contremesures nécessaires et appropriées et/ou des mesures correctrices.

Conformément à la législation européenne sur la protection des données, H.I.S. respecte des procédures raisonnables pour empêcher l’accès non autorisé et l’utilisation abusive des données à caractère personnel. H.I.S. utilise diverses mesures de sécurité techniques et physiques pour assurer la sécurité et l’intégrité de ses systèmes informatiques. En outre, seul le personnel autorisé et dûment formé est autorisé à accéder aux données à caractère personnel. H.I.S. assure une formation continue de ses employés qui participent à divers programmes de sensibilisation concernant le traitement des données à caractère personnel.

6. Droits des personnes concernées en vertu du Règlement Européen de Protection des Données

Les clients jouissent de divers droits au sujet des données à caractère personnel les concernant. Les clients ont également le droit de porter plainte auprès d’une autorité de surveillance chargée de la protection des données. H.I.S. s’engage à répondre sans tarder à toute demande de divulgation de données à caractère personnel formulée par la personne auprès de laquelle les données ont été obtenues ainsi qu’à d’autres réclamations ou consultations.

(1) Les clients jouissent des droits suivants au sujet des données à caractère personnel les concernant : – droit à l’information, – droit à rectification ou suppression, – droit à restriction du traitement, – droit à objection au traitement, – droit à la portabilité des données.
(2) Les clients sont également en droit de porter plainte contre H.I.S. du fait de son traitement des données à caractère personnel des clients auprès d’une autorité de surveillance chargée de la protection des données. Pour toute question concernant vos droits, veuillez prendre contact avec nous à gdpr-pj@his-world.com

7. Autres questions

H.I.S. se conforme aux Lois sur la Protection des données à caractère personnel ainsi qu’aux autres lois et règlements pertinents, politiques et autres codes prescrits par les gouvernements nationaux et les organismes internationaux des lieux où lesdites données sont recueillies. H.I.S. a également mis en place en interne un Système de Gestion de Protection des Données à caractère personnel, garantissant que l’ensemble des cadres dirigeants et employés reconnaissent les lois et règlements en la matière et s’y conforment mais également que le système est sans cesse amélioré et mis à jour.

La présente Politique de Confidentialité a été établie dans le but d’assurer le traitement des données à caractère personnel par H.I.S. Europe Ltd. Un client qui est considéré comme un mineur en vertu des lois et règlements de son lieu de résidence, sera prié de ne fournir ses données à caractère personnel qu’après avoir obtenu l’accord de son parent ou de son tuteur. H.I.S. a mis en place en interne un Système de Gestion de Protection des Données à caractère personnel, garantissant que l’ensemble des cadres dirigeants et employés reconnaissent les lois et règlements et s’y conforment mais également que le système est sans cesse amélioré et mis à jour. H.I.S. pourra ponctuellement modifier la « Politique de Confidentialité H.I.S. en Europe » pour gérer les données à caractère personnel du client de manière plus appropriée ou suivre l’évolution des lois et règlements y relatifs.

Etablie le 1er mars 2005
Modifiée le 25 mai 2018

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  • Politique en matière de Cookies

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